Er wordt veel gepraat over (generatieve) AI en er wordt ook veel mee geëxperimenteerd, maar het aantal echt praktische toepassingen loopt ver achter bij de aandacht die AI in de wereld krijgt. De komende tijd zal ik regelmatig bloggen over praktische toepassingen van AI die je kunt navolgen.
Het was voor mij waardevol om de ervaringen te horen van Wolfgang Schöffel met Copilot. Wolfgang is Corporate & Internal Communications Manager Germany & Austria bij Konica Minolta. Hij vertelde met veel enthousiasme over wat Copilot nu al voor hem betekent.
Copilot: Microsoft's AI assistent
In een online sessie van Advatera, de Europese community van professionals in communicatie, marketing en digitale transformatie - ging Wolfgang in op de voor- en nadelen van Copilot. Hij deelde zijn persoonlijke ervaringen en vertelde hoe hij deze tool in zijn dagelijkse workflow integreert.
Copilot is een AI-aangedreven gespreksinterface ontwikkeld door Microsoft. Het fungeert als een soort AI-maatje dat je helpt met verschillende taken, zoal het zoeken en ophalen van informatie, tekstgeneratie, beeldcreatie, code schrijven, en de integratie met Microsoft 365 Apps. Copilot kun je gebruiken op de Copilot-website, in Windows 11, via Bing Zoeken en in een Edge-webbrowser.
AI is een blijvertje
Wolfgang gebruikt Copilot als testgebruiker sinds januari, dus nu zo'n vijf maanden. Daarnaast probeert hij AI-tools uit vanaf 2023 voor contentgeneratie. Op dit moment bevindt generatieve AI zich op het toppunt van de hype. Wolfgang vraagt zich af of genAI ooit minder wordt. In zijn ogen zijn de ontwikkelingen rondom AI net zo essentieel en blijvend als internet en het wereldwijde web.
Wolfgang legt uit hoe zijn divisie jarenlang de Engelstalige persberichten van het Japanse hoofdkwartier liet vertalen door een beëdigd vertaler. Daarna werden de afbeeldingen erbij gezocht. Dit hele proces duurde zo'n twee weken. Dat is nu helemaal anders. Het Engelstalige persbericht wordt nu vertaald met DeepL Translate en Deepl Write. Soms gebruikt Wolfgang's team DALL-E voor het genereren van afbeeldingen. Dat kost nu slechts twee uur, in plaats van twee weken.
Afgeschermde data is essentieel
Copilot daarentegen is niet zo handig in dit persberichtenproces. Maar Wolfgang geeft aan dat Konica Minolta zeer streng is in het informatiebeleid. Informatie mag niet buiten het beveiligde organisatienetwerk worden verwerkt. Copilot gebruikt weliswaar ChatGPT van OpenAI, maar Microsoft belooft dat het LLM geen toegang heeft tot de data en dat de vragen en antwoorden ook niet worden gebruikt voor trainingsdoeleinden. Daarom koos men bij Konica Minolta voor Copilot.
Wolfgang vertelt dat zij Copilot Lab gebruiken en niet de geïntegreerde Copilot in Office, Bing of Edge. Met een organisatie-account wordt alle data afgeschermd. Dit gebeurt niet wanneer je als individuele (particulier) gebruikt inlogt.
AI als razendsnelle assistent
Na deze introductie laat Wolfgang ons zien hoe Copilot voor hem werkt. Eerste stap is het openen van een website. Voor Wolfgang is de 'killer app' dat hij Copilot kan vragen om de website samen te vatten in vijf 'bullets'. Iets vergelijkbaars doet Wolfgang met storyboards. Hij doet dit regelmatig en voor hem is het een uitkomst.
Het volgende voorbeeld is Excel. Wolfgang toont een Excel-werkblad. Hij stelt de generieke vraag: "Geef me wat data-inzichten." Copilot ziet een duidelijke omzettrend en visualiseert dit in een grafiek. Wolfgang stelt steeds specifiekere vragen waar Copilot snel antwoord op geeft. En dit is nog de testversie van Copilot, zo verzekert Wolfgang ons.
AI als presentator
Copilot kan ook Powerpoint-presentaties maken. Konica Minolta heeft een ppt-template. Wolfgang geeft een link naar een tekst en vraag Copilot om er een presentatie in 10 dia's te maken met notities in het organisatietemplate. Copilot gaat direct aan het werk en houdt ons tussentijds op de hoogte van wat de AI-tool doet.
Het eerste resultaat is al prima. Er is een samenvatting, er zijn notities voor de presentator. Nu kan Wolfgang zelf aan de slag om het nog beter te maken. Het grote voordeel voor hem is dat PowerPoint nu de corporate template kan gebruiken.
AI als communicator
Wolfgang opent nu Outlook. Hij typt een regel met de kern van de tekst. Vervolgens geeft hij Copilot aan dat het een langere versie van de mail moet maken. Dit gaat ook weer razendsnel. Wolfgang hoeft maar een paar kleine aanpassingen te doen om het meer persoonlijk te maken.
Het tweede Outlook-voorbeeld gaat over het beantwoorden van een e-mail. De collega stuurde een e-mail over de toepassing van AI. Wolfgang geeft een kort antwoord en Copilot maakt er een langere versie van. Copilot zag ook dat hij een meeting heeft met die bewuste collega en voegt automatisch een herinnering toe in de tekst.
AI als auteur
Nu moet Wolfgang een artikel van vijf pagina's schrijven over AI. Wolfgang geeft een 'prompt' waarin hij uitlegt wat de bedoeling is. Direct daarop begint Copilot met het maken van een artikel in Word.
Wolfgang ziet een groot verschil met de 'gewone' ChatGPT. Copilot gebruikt informatie van Konica Minolta omdat de tool zich binnen het beveiligde netwerk bevindt. De informatie is daardoor veel beter toegespitst op de context van de organisatie.
AI als samenwerker
Voor Wolfgang is de integratie van Copilot met MS Teams de grootste winst. Wolfgang geeft een zoekopdracht naar bestanden die in de afgelopen 30 dagen zijn geplaatst met AI als onderwerp. Op deze manier tilt Copilot het kennismanagement binnen de organisatie naar een hoger niveau.
Wolfgang stelt een vergelijkbare vraag waarbij hij een collega vermeldt die in de zoekopdracht moet worden meegenomen. De vraag gaat nu over alle conversaties, planning en alles wat in MS Teams is geregistreerd. "Wat zijn de belangrijkste punten en wat staat er nog open?"
Dit is voor Wolfgang ideaal om een meeting voor te bereiden. Op deze manier is Wolfgang zekerder dat hij niets is vergeten. Hij krijgt regelmatig complimenten van zijn manager dat de meetings altijd zo goed zijn voorbereid.
Volgende vraag: "Welke documenten van mij en mijn collega zijn op dit moment in voorbereiding?" Ook hier weet Copilot het antwoord. Volgende stap voor Wolfgang is Copilot die een uitnodiging in MS Teams Chat opstelt voor collega's voor de volgende meeting met de agendapunten en andere relevante informatie.
Copilot maakt vervolgens een samenvatting van alles wat in de vergadering is besproken. Dit bespaart Wolfgang enorm veel tijd. En de notulen zijn ook beter dan voorheen.
Conclusie: is Copilot echt nuttig?
Wolfgang besluit zijn demonstratie met zijn conclusies. Copilot in Excel is nog niet aan te raden. In PowerPoint is het ok, maar niet super nuttig. In Edge is het waardevol, evenals in Outlook al kan het beter.
Maar Copilot in MS Teams is voor Wolfgang erg waardevol voor zijn dagelijkse praktijk. Wolfgang ziet AI niet zozeer als een manier om minder mensen aan te nemen, maar meer als een kans om de concurrentie voor te blijven.
Copilot is niet gratis. Een licentie kost zo'n 30 euro per medewerker per maand, afhankelijk van de MS-omgeving in de organisatie. Voor Wolfgang is het de investering waard.
Wolfgang vindt de naam Copilot goed gekozen. Hij is zelf de piloot en Copilot is een tool die het 'vliegen' eenvoudiger maakt, maar niet meer dan dat.
Aan de slag met Copilot
Wolfgang's advies is om een pilot te starten met een groep mensen waarin ook enkele AI-kritische mensen plaatsnemen en niet met alleen enthousiastelingen. Zo'n pilot duurt idealiter 6 maanden of misschien langer. Overleg regelmatig en deel de ervaringen. De kernvraag is: is Copilot nuttig en weegt het op tegen de investering? Meet ook het gebruik en herinner de mensen dat de testgroep wel moet blijven testen.
Wolfgang doet regelmatig onderzoek naar de doeleinden van het gebruik van Copilot. Dat levert ook interessante inzichten op die hij dan weer bespreekt in de pilotsessies.
Comments