Wanneer je aan de slag gaat met het selecteren van een nieuwe tool of applicatie, vormt het opstellen van scenario’s vaak de eerste stap. Scenario’s helpen je de echte behoeften van je organisatie boven tafel te krijgen en bieden houvast tijdens het selectieproces.
Maar hoe vertaal je zo’n scenario nu praktisch naar concrete eisen voor een tool? Dat kan met behulp van epics, user stories en functionele requirements.
Het begint met een een scenariosessie
In een vorige blogpost 7 hardnekkige mythes in toolselectie ontkracht schreef ik al over het belang van scenario's in een toolselectie. Een goede scenariosessie begint met het samenbrengen van de juiste belanghebbenden. Het is belangrijk om niet alleen managers en projectleiders uit te nodigen, maar juist ook de professionals die dagelijks met de tool gaan werken. Denk hierbij aan:
Eindgebruikers: Bijvoorbeeld medewerkers die administratieve taken uitvoeren, projectmedewerkers, of specialisten die de tool intensief gebruiken.
Procesexperts: Mensen die precies weten hoe de huidige processen lopen en waar knelpunten zitten.
IT-specialisten: Zij kunnen inschatten wat technisch haalbaar is en welke systemen mogelijk moeten integreren.
Stappen in een scenariosessie
Een scenariosessie is een effectieve manier om duidelijk te krijgen wat de werkelijke behoeften van de diverse belanghebbenden zijn. Maar zo'n sessie moet je wel goed organiseren.
Inleiding: Leg uit wat het doel van de sessie is en wat er met de input gedaan wordt.
Scenarioverkenning: Bespreek mogelijke scenario’s waarin de tool ondersteuning moet bieden. Dit kunnen dagelijkse taken zijn, maar ook specifieke situaties zoals het oplossen van problemen.
Perspectief van de professional: Vraag de professionals wat hun grootste uitdagingen zijn en wat hen zou helpen om efficiënter te werken.
Inventarisatie wensen en eisen: Schrijf concrete wensen en eisen op, zonder meteen te zoeken naar oplossingen.
Prioriteren: Laat de groep aangeven welke scenario’s het meest cruciaal zijn voor hun werk.
Van Scenario naar Epic
Een scenario beschrijft een ideale, maar wel realistische, situatie waarin de tool moet ondersteunen. Bijvoorbeeld: “Een projectleider wil snel inzicht krijgen in de voortgang van lopende projecten.”
Dit scenario vertaal je naar een epic, een bredere user story die nog niet direct uitvoerbaar is maar wel richting geeft. In dit geval zou de epic kunnen zijn: “De tool moet projectleiders de mogelijkheid bieden om eenvoudig en snel de voortgang van projecten te monitoren.”
Van Epic naar User stories
Een epic is vaak te groot om direct te realiseren. Daarom splits je deze op in kleinere, specifieke user stories. User stories beschrijven vanuit het perspectief van de gebruiker wat er nodig is.
Een voorbeeld van user stories bij bovenstaande epic:
“Als projectleider wil ik een dashboard zien met de voortgang van alle projecten, zodat ik snel overzicht heb.”
“Als teamlid wil ik eenvoudig mijn taken kunnen updaten, zodat de projectvoortgang altijd actueel is.”
Van User stories naar Functionele requirements
De laatste stap is het vertalen van user stories naar functionele requirements. Dit zijn de specifieke, meetbare eisen die je aan de tool stelt.
Voorbeeld functionele requirements:
“De tool moet een dashboard hebben dat automatisch de voortgangsstatus van alle projecten toont.”
“Gebruikers moeten de mogelijkheid hebben om taken direct vanuit het dashboard te updaten.”
Nummering en structuur
Om de relatie tussen epics, user stories en requirements duidelijk te houden, is het slim om deze te nummeren. Dit helpt bij het structureren van je selectieproces. Bijvoorbeeld:
Epic E1: “Projectvoortgang monitoren.”
User Story US1.1: “Dashboard met projectvoortgang.”
Functionele Requirement FR1.1.1: “Automatische voortgangsweergave.”
Scenario's als rode draad
Scenario’s blijven de rode draad tijdens het hele selectie- en implementatietraject van de tooling. Ze helpen je niet alleen bij het opstellen van epics, user stories en requirements, maar bieden ook bij het testen en evalueren van tools een waardevolle toetssteen. Vraag jezelf steeds af: “Ondersteunt de tool dit scenario op de gewenste manier?”
Door scenario’s slim te vertalen naar epics, user stories en functionele requirements leg je een stevige basis voor een succesvolle toolselectie. Je maakt niet alleen helder wat je nodig hebt, maar biedt ook ontwikkelaars of leveranciers een concreet handvat om mee te werken.
Benieuwd naar jouw ervaringen! Heb jij al eens gewerkt met epics en user stories? Of heb je tips voor het opstellen van functionele requirements? Laat het weten in de reacties!
Comments